Anleitung zur Nutzung der Checkliste

Diese umfassende Checkliste hilft Ihnen dabei, die Einhaltung aller wichtigen DSGVO-Anforderungen in Ihrem Unternehmen systematisch zu überprüfen. Arbeiten Sie die Punkte der Reihe nach ab und dokumentieren Sie Ihre Maßnahmen.

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1. Grundsätze der Datenverarbeitung

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Die DSGVO bindet jede Verarbeitung personenbezogener Daten an die Grundsätze des Artikels 5: Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit. Verantwortliche müssen die Einhaltung nicht nur sicherstellen, sondern jederzeit nachweisen können (Rechenschaftspflicht nach Artikel 5 Absatz 2). Wer dagegen verstößt, riskiert Bußgelder im oberen Rahmen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes.

2. Rechte der betroffenen Personen

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Die Artikel 12 bis 22 DSGVO geben betroffenen Personen unter anderem das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Verantwortliche müssen solche Anträge unverzüglich bearbeiten, spätestens innerhalb eines Monats, unentgeltlich und in verständlicher Form. Bleiben Reaktionen aus oder fallen sie fehlerhaft aus, drohen Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des Jahresumsatzes sowie Schadensersatzansprüche nach Artikel 82.

3. Pflichten der Verantwortlichen

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Verantwortliche müssen nach Artikel 24 DSGVO geeignete Maßnahmen treffen und deren Wirksamkeit nachweisen können. Dazu gehören ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Artikel 30), technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Meldung von Datenschutzverletzungen an die Aufsichtsbehörde möglichst binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden (Artikel 33) und gegebenenfalls an Betroffene (Artikel 34). Bei Dokumentations- und Meldeversäumnissen drohen Bußgelder bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des Jahresumsatzes.

4. Datenschutz-Folgenabschätzung

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Führt eine Verarbeitung voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, etwa bei umfangreicher Verarbeitung sensibler Daten oder systematischer Überwachung, schreibt Artikel 35 DSGVO eine vorherige Datenschutz-Folgenabschätzung vor. Lässt sich das Risiko nicht eindämmen, ist die Aufsichtsbehörde vorab zu konsultieren (Artikel 36). Wer die Abschätzung unterlässt, riskiert Bußgelder bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des Jahresumsatzes.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen

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Artikel 32 DSGVO verpflichtet Verantwortliche und Auftragsverarbeiter, ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau sicherzustellen. Dazu zählen beispielsweise Verschlüsselung, Pseudonymisierung, die Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme sowie ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit. Unzureichende Sicherheit wird mit Bußgeldern bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des Jahresumsatzes geahndet und erhöht zugleich das Risiko meldepflichtiger Sicherheitsvorfälle.

6. Besondere Kategorien und Kinder

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Die Verarbeitung besonderer Kategorien wie Gesundheits-, Religions- oder biometrischer Daten ist nach Artikel 9 DSGVO grundsätzlich untersagt und nur mit einem Ausnahmetatbestand zulässig, etwa der ausdrücklichen Einwilligung. Für Dienste der Informationsgesellschaft, die Kindern direkt angeboten werden, verlangt Artikel 8 eine wirksame Einwilligung; in Deutschland gilt hierfür die Altersgrenze von 16 Jahren. Verstöße fallen in den oberen Bußgeldrahmen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des Jahresumsatzes.